Qui puoi leggere quali dati personali trattiamo quando visiti vivakeys.it e ordini da noi, perché ne abbiamo bisogno, chi li riceve e quali diritti hai.
1. Titolare del trattamento
EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ
Valge tn 13, 11415 Tallinn, Harju maakond, Estonia
Telefono: +372 668 3082
E-mail per questioni di protezione dei dati: datenschutz@vivakeys.de
Ulteriori dettagli sono nelle Note legali.
2. Responsabile della protezione dei dati
Dipl.-Ing. Michael Heisekamp
c/o EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ, Valge tn 13, 11415 Tallinn, Estonia
E-mail: datenschutz@vivakeys.de
3. Visita del sito web
Hosting e log del server
Il nostro sito web e la nostra casella di posta funzionano su server di Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germania. Hetzner tratta i dati per nostro conto (art. 28 GDPR).
A ogni richiesta il server memorizza un log: indirizzo IP, data e ora, indirizzo richiesto, codice di stato, quantità di dati trasferiti, pagina visitata in precedenza (referrer), browser e sistema operativo. Abbiamo bisogno di questi dati per fornire il sito web, individuare errori e respingere attacchi. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a un funzionamento sicuro e stabile (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). I log vengono cancellati al più tardi dopo sei settimane.
Cookie necessari
Per far funzionare carrello, checkout e account cliente, il nostro negozio (WooCommerce) imposta i seguenti cookie. Sono strettamente necessari per il servizio da te richiesto e non richiedono consenso (art. 5, par. 3, della direttiva 2002/58/CE come recepita negli Stati membri; art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
wp_woocommerce_session_…: sessione di carrello e checkout; conservato per due giorniwoocommerce_cart_hashewoocommerce_items_in_cart: rilevano se il carrello è cambiato; fino alla chiusura del browserwordpress_logged_in_…ewordpress_sec_…: accesso all’account cliente; fino alla chiusura del browser, con “Ricordami” 14 giorniwordpress_test_cookie: verifica se il tuo browser accetta i cookie; fino alla chiusura del browser
I fornitori dei servizi di pagamento impostano i propri cookie durante il pagamento (punto 5).
La tua scelta nell’avviso sui cookie
Alla prima visita, l’avviso “Cookie e servizi Google” chiede se consenti Google Analytics (statistiche) e altri servizi Google. Prima della tua decisione non carichiamo alcun codice Google. Il rifiuto non comporta svantaggi.
Memorizziamo la tua scelta solo nel tuo browser (local storage, voce vk_consent: scelta e momento). La voce non ci viene trasmessa. Te lo chiediamo di nuovo dopo dodici mesi. Tramite il link “Impostazioni cookie” in fondo a ogni pagina puoi modificare la tua scelta o revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La base giuridica per memorizzare la scelta è l’art. 5, par. 3, della direttiva 2002/58/CE come recepita negli Stati membri e l’art. 6, par. 1, lett. c GDPR.
Google Analytics 4 (solo con il consenso “Statistiche”)
Con il tuo consenso utilizziamo Google Analytics 4 di Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda (“Google”) per capire come viene usato il nostro negozio. Google imposta i cookie _ga e _ga_… per un massimo di due anni. Vengono trattati dati di utilizzo pseudonimi, come pagine visualizzate, tempo di permanenza, origine della visita, dettagli del dispositivo e del browser e la regione approssimativa. Secondo Google, Google Analytics 4 non memorizza indirizzi IP. I dati degli eventi sono conservati per un massimo di 14 mesi.
Utilizziamo la modalità di consenso di Google: dopo il tuo consenso comunichiamo a Google che è consentita solo l’analisi. La memorizzazione e l’uso a fini pubblicitari restano negati. Il personale che ha effettuato l’accesso non viene tracciato. La base giuridica è il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR, art. 5, par. 3, della direttiva 2002/58/CE).
Servizi Google (solo con il consenso “Servizi Google”)
Merchant widget: con il tuo consenso mostriamo sulle pagine del negozio (non nel carrello, nel checkout o nell’account cliente) un widget Google con la valutazione del nostro negozio su Google. Viene caricato da server Google (gstatic.com, google.com). Google riceve il tuo indirizzo IP, i dettagli del browser e del dispositivo e la pagina visualizzata.
Google Customer Reviews: con il tuo consenso, dopo un ordine Google mostra una finestra sulla pagina di conferma dell’ordine. In essa decidi se Google può chiederti via e-mail di valutare il tuo acquisto. Per questa finestra inviamo a Google: numero d’ordine, indirizzo e-mail, paese di consegna, data di consegna stimata e, se disponibile, il GTIN dei prodotti acquistati. Google ti invia il sondaggio solo se accetti nella finestra. Google pubblica la tua valutazione secondo le proprie condizioni.
La base giuridica per entrambi i servizi è il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR, art. 5, par. 3, della direttiva 2002/58/CE).
4. Ordine e account cliente
Per un ordine abbiamo bisogno del tuo indirizzo e-mail e del tuo paese; il nome puoi indicarlo facoltativamente. Se ordini per un’azienda, abbiamo bisogno di ragione sociale, nome, indirizzo e, se vuoi usare l’inversione contabile, della partita IVA. Con l’ordine memorizziamo inoltre i prodotti ordinati, prezzi e imposte, il metodo e lo stato del pagamento, i product key consegnati, le tue dichiarazioni durante il checkout e l’indirizzo IP e i dettagli del browser al momento dell’ordine (per proteggerci dagli abusi).
Utilizziamo questi dati per concludere ed eseguire il contratto, consegnarti le chiavi, emettere fatture, rispondere a domande sull’ordine e adempiere agli obblighi di legge. Le basi giuridiche sono l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR (contratto), l’art. 6, par. 1, lett. c GDPR (obblighi fiscali e commerciali) e, per la protezione dagli abusi, l’art. 6, par. 1, lett. f GDPR.
L’account cliente è facoltativo; puoi ordinare anche come ospite. Nell’account memorizziamo i tuoi dati di accesso (la password solo in forma cifrata), i tuoi dati e i tuoi ordini con i product key, così puoi recuperarli in qualsiasi momento. Puoi far cancellare il tuo account in qualsiasi momento; i dati che siamo tenuti a conservare restano memorizzati fino alla fine del periodo di conservazione.
Verifica della partita IVA
Se inserisci una partita IVA, la verifichiamo al momento dell’ordine nel sistema di scambio di informazioni sull’IVA (VIES) della Commissione europea. Trasmettiamo il numero e il paese. Memorizziamo il risultato e il numero di consultazione con l’ordine come prova fiscale. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. c GDPR in combinato disposto con gli obblighi di prova in materia di IVA. Se VIES segnala il numero come non valido, puoi ordinare senza il numero; in tal caso addebitiamo l’IVA.
E-mail relative all’ordine
Inviamo la conferma dell’ordine, la consegna delle chiavi e le altre e-mail relative all’ordine tramite Scaleway Transactional Email di Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Parigi, Francia, in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Il mittente è shop@vivakeys.com; le risposte arrivano a office@vivakeys.de. Scaleway riceve il tuo indirizzo e-mail e il contenuto dell’e-mail. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR.
Fatture e contabilità
Creiamo le fatture nel negozio e trasferiamo i dati alla nostra contabilità. Dobbiamo conservare fatture e documenti contabili per sette anni dalla fine dell’esercizio ai sensi del § 12 della legge estone sulla contabilità (raamatupidamise seadus). Ove necessario, i nostri consulenti fiscali e le autorità fiscali ricevono questi dati (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
5. Pagamento
Per il pagamento trasmettiamo al fornitore del servizio di pagamento del metodo da te scelto i dati necessari, come numero d’ordine, importo, valuta, indirizzo e-mail, paese e, se indicati, nome e indirizzo:
- pagamento con carta, Apple Pay e Google Pay: Revolut Bank UAB, Konstitucijos pr. 21B, 08130 Vilnius, Lituania
- PayPal e i metodi di pagamento locali offerti tramite PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Lussemburgo, Lussemburgo
Inserisci i tuoi dati di pagamento direttamente presso il fornitore del servizio di pagamento. Non riceviamo i dati completi della carta o del conto. I fornitori dei servizi di pagamento trattano i tuoi dati anche sotto la propria responsabilità, ad esempio per prevenire frodi e adempiere agli obblighi di legge; si applicano le loro informative sulla privacy. Con Apple Pay e Google Pay, anche Apple o Google trattano dati secondo le proprie condizioni. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR.
Funzioni di pagamento solo al checkout: integriamo i pulsanti di pagamento e i campi di inserimento di PayPal e Revolut solo nella pagina di checkout, non nelle pagine dei prodotti o del carrello. Al checkout vengono caricati all’apertura della pagina, prima che tu scelga un metodo di pagamento. Il tuo browser carica codice di programma dai server di PayPal e Revolut. PayPal utilizza inoltre il servizio FraudNet e il servizio reCAPTCHA di Google Ireland Limited per prevenire le frodi. Il programma di Revolut invia segnalazioni di errore al servizio Sentry di Functional Software, Inc., San Francisco, USA, che Revolut utilizza a tale scopo. I fornitori ricevono in particolare il tuo indirizzo IP, i dettagli del browser e del dispositivo e la pagina visualizzata e possono utilizzare cookie o tecnologie simili. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR, perché al checkout vuoi completare e pagare il tuo ordine, e, per la prevenzione delle frodi e le segnalazioni di errore, il nostro legittimo interesse a un pagamento sicuro e funzionante (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
6. Contatti e assistenza
Se ci scrivi via e-mail o tramite il modulo di contatto, trattiamo i tuoi dati (nel modulo: nome, indirizzo e-mail, oggetto e messaggio) e il contenuto della tua richiesta per rispondere. Il modulo viene inviato via e-mail alla nostra casella di posta e non è memorizzato ulteriormente sul sito web. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR se riguarda un contratto, altrimenti il nostro legittimo interesse a rispondere (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
Segnala un problema: se una chiave ricevuta non funziona, puoi segnalarlo tramite “Segnala un problema” nel tuo ordine o la pagina “Segnala un problema con la chiave”. Per ricevere il link al modulo inserisci il numero d’ordine e l’indirizzo e-mail dell’ordine; inviamo il link solo a questo indirizzo. Con la segnalazione trattiamo l’ordine, la chiave interessata, l’eventuale codice di errore da te inserito e la tua descrizione per verificare il caso e fornire una sostituzione. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR (esecuzione del contratto e dei diritti per difetto di conformità).
Elaborazione assistita dall’IA: per elaborare le richieste utilizziamo sistemi di IA di OpenAI Ireland Limited, Dublino, Irlanda, in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Viene trattato il contenuto della tua richiesta. Inviamo le risposte come “Kundenservice VivaKeys”. Puoi chiedere in qualsiasi momento che una persona esamini e risponda alla tua richiesta.
Prenotazione di appuntamenti: puoi prenotare una richiamata o un appuntamento di assistenza remota tramite Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA). Calendly viene richiamato solo quando fai clic su un link di prenotazione. Calendly tratta i dati che inserisci lì (come nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, appuntamento e nota) e il tuo indirizzo IP. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR o il nostro legittimo interesse a una semplice pianificazione degli appuntamenti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
Assistenza remota: per l’assistenza remota utilizziamo TeamViewer di TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, Germania. Una sessione avviene solo se avvii TeamViewer e ci comunichi il tuo ID e la password. Vengono trattati ID TeamViewer, indirizzo IP, durata della sessione e il contenuto dello schermo visibile durante la sessione. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR.
7. Recesso
Se recedi da un contratto, trattiamo la tua comunicazione e i dati dell’ordine per gestire il recesso, rimborsare il pagamento e poter documentare la procedura (art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR).
8. Trasferimenti verso paesi extra UE
Google, Calendly, OpenAI e Sentry appartengono a società con sede negli USA, e anche i fornitori dei servizi di pagamento possono trattare dati in paesi terzi. Con Calendly il trattamento avviene negli USA. Google LLC e Calendly LLC sono certificate nell’ambito dell’EU-US Data Privacy Framework; i trasferimenti verso società certificate sono coperti dalla decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 (art. 45 GDPR). Ove ciò non si applichi, basiamo i trasferimenti sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea (art. 46, par. 2, lett. c GDPR). Su richiesta ti comunichiamo la garanzia applicabile.
9. Periodo di conservazione
Cancelliamo i tuoi dati non appena non ci servono più per lo scopo e non sussiste alcun obbligo di conservazione. In dettaglio:
- log del server: al massimo sei settimane
- sessione del carrello: due giorni
- la tua scelta nell’avviso sui cookie: dodici mesi nel browser
- fatture e documenti contabili: sette anni dalla fine dell’esercizio
- ordini e chiavi consegnate: finché sono possibili pretese derivanti dal contratto e si applica l’obbligo di conservazione
- account cliente: finché non lo cancelli o lo fai cancellare
- richieste al servizio clienti: finché la questione è chiusa e non sono prevedibili pretese
10. I tuoi diritti
Hai il diritto di accesso (art. 15 GDPR), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione del trattamento (art. 18) e portabilità dei dati (art. 20). Puoi revocare un consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro (art. 7, par. 3).
Diritto di opposizione: se trattiamo dati sulla base del nostro legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), puoi opporti in qualsiasi momento per motivi connessi alla tua situazione particolare (art. 21 GDPR).
A tal fine scrivi a datenschutz@vivakeys.de. Se abbiamo dubbi fondati sulla tua identità, possiamo chiederti una prova.
11. Reclamo a un’autorità di controllo
Puoi proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati. Per noi è competente l’autorità estone per la protezione dei dati:
Andmekaitse Inspektsioon (Ispettorato estone per la protezione dei dati)
Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia
E-mail: info@aki.ee, telefono: +372 627 4135
Sito web: aki.ee
Puoi rivolgerti anche all’autorità di controllo dello Stato membro dell’UE in cui vivi o lavori, ad esempio il Garante per la protezione dei dati personali in Italia. L’autorità inoltra il tuo reclamo all’autorità estone.
12. Ulteriori informazioni
Devi fornire i dati necessari per un ordine; altrimenti non possiamo concludere il contratto. Tutti gli altri dati sono facoltativi.
Non adottiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici che ti riguardano o che incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona (art. 22 GDPR).
Aggiorniamo la presente informativa quando cambiano il nostro trattamento o la situazione giuridica. Si applica la versione pubblicata qui.
Ultimo aggiornamento: 9 novembre 2026